立地…従業員の通勤アクセス、主要顧客からのアクセス、採用活動への影響などを考慮します。駅からの距離や周辺の交通機関を確認しましょう。
設備…OAフロア、空調、セキュリティシステム、通信環境など、業務に必要な設備が整っているかを確認します。将来的な事業拡大を見据えた拡張性も考慮に入れると良いでしょう。
周辺環境…コンビニエンスストア、飲食店、銀行、郵便局など、従業員の利便性を高める施設が近くにあるかどうかも重要なポイントです。

これらの条件に合う物件をいくつかピックアップし、内見を通じて実際の状況を確認します。

物件が決まったら、賃貸借契約の内容を細部まで確認し、不明な点がないか十分に精査した上で契約を締結します。

移転業者の選定と依頼

オフィス移転には、運搬だけでなく、レイアウト設計、内装工事、通信インフラ整備など、様々な専門業者との連携が必要になります。
これらの業務を一括して請け負ってくれる移転専門業者を選定することは、総務担当者の負担を軽減し、スムーズな移転を実現するために非常に重要です。

複数の業者から見積もりを取り、費用だけでなく、サービス内容、実績、担当者の対応などを比較検討しましょう。
オフィス移転の経験が豊富な業者であれば、予期せぬトラブルにも対応できるノウハウを持っているため、安心感が増します。

【移転3ヵ月前まで】具体化期間に「やること」チェックリスト

移転の具体的な計画を立て、実行に移すのが移転3ヶ月前までの期間です。
この時期には、新オフィスの具体的な姿を形にするための重要な決定が求められます。

オフィスレイアウト・内装の検討と決定

新オフィスの機能性や快適性は、レイアウトと内装によって大きく左右されます。
従業員の働きやすさやコミュニケーションの活性化につながるような空間設計を目指しましょう。

コンセプト設定とゾーニング

まずは、新オフィスでどのような働き方を実現したいのか、コンセプトを設定します。
「社員間のコミュニケーションを活発にしたい」「集中できる個人スペースを確保したい」など、具体的な目標を設定することで、レイアウトの方向性が定まります。

コンセプトに基づき、執務スペース、会議室、リフレッシュスペース、エントランスなどのゾーニング（空間の区分け）を行いましょう。
各エリアの広さや配置を検討し、人の動線や機能性を考慮した最適なレイアウトを決定します。

オフィス家具・什器・OA機器の手配

決定したレイアウトに合わせて、必要なオフィス家具（デスク、椅子、収納など）、什器、OA機器（複合機、サーバー、電話など）を選定し、手配を進めます。
既存のものを活用するのか、新規購入するのかを明確にし、予算内で最適なものを選択しましょう。

購入やリースの場合、納期がかかることもあるため、早目に発注することが肝心です。
特にオーダーメイドの家具などは、製造に時間がかかる傾向があります。

各種工事の手配と業者との打ち合わせ

内装工事、電気工事、通信工事など、新オフィスで必要となる各種工事の手配を進めましょう。
選定した移転業者と連携し、工事のスケジュールや内容を綿密に打ち合わせることが重要です。

工事期間中は、騒音や振動が発生する場合があるため、周辺への配慮も忘れてはなりません。
また、工事の進捗状況を定期的に確認し、問題があれば速やかに対応できるように体制を整えましょう。

【移転1ヵ月前まで】最終準備期間に「やること」チェックリスト

移転まで残り1ヵ月となったこの期間は、最終確認と細部の調整に力を入れます。
抜け漏れがないように、細心の注意を払って準備を進めましょう。

取引先への移転案内と挨拶準備

関係各所への移転の連絡は、ビジネスを円滑に進める上で不可欠です。
主要な取引先には、移転日、新住所、連絡先などを記した書面での案内や、必要に応じて訪問してご挨拶を行う準備を進めましょう。

これにより、移転後もスムーズな取引を継続できます。

社内への移転周知と準備

従業員への移転に関する情報共有を徹底しましょう。
移転日、新オフィスの場所、通勤ルート、引越し当日の持ち物、新オフィスのルールなど、詳細な情報を分かりやすく伝えます。

社内説明会の開催や、社内報、メールなどで周知を繰り返すことで、従業員の不安を解消し、スムーズな移転を促します。

また、従業員が個人で持ち運ぶ荷物の整理や梱包についても指示を出し、移転作業が円滑に進むように協力体制を築くことが大切です。

各種書類・備品の住所変更手続き準備

会社登記、税務署、年金事務所、労働基準監督署など、公的機関への住所変更手続きは多岐にわたります。
事前に必要な書類や手続き方法を確認し、漏れなく対応できるよう準備を進めましょう。

また、名刺、会社案内、Webサイトの会社概要など、企業の連絡先が記載されているものについても、新しい住所への変更準備を進めておきましょう。

【移転当日～1ヵ月以内】移転実行と完了後の「やること」チェックリスト

いよいよ移転当日、そして移転後の各種手続きを行う期間です。
最後まで気を抜かずに、確実に作業を進めていきましょう。

移転当日の搬出・搬入立ち会いと確認

移転当日は、選定した移転業者がスムーズに作業を進められるよう、責任者が立ち会うことが重要です。
旧オフィスからの搬出、新オフィスへの搬入時に、荷物の破損や紛失がないかを確認します。

特に、重要な書類や精密機器などは、細心の注意を払って取り扱われているかをチェックしましょう。
事前に作成した荷物リストと照らし合わせながら、一つずつ確認していくことを推奨します。

旧オフィスの原状回復工事完了と引き渡し

旧オフィスの原状回復工事が完了したら、管理会社や貸主立ち会いのもと、物件の引き渡しを行います。
工事が契約通りに行われているか、追加費用が発生しないかなどを最終確認し、問題がなければ引き渡しを完了させます。

この際、原状回復の完了を証明する書類を受け取ることも忘れてはなりません。

各種行政機関への届け出

オフィス移転後には、税務署、都道府県税事務所、市町村役場、年金事務所、労働基準監督署、ハローワークなど、様々な行政機関へ住所変更の届け出が必要です。
届け出の種類や提出期限は多岐にわたるため、事前にリストを作成し、漏れなく対応することが重要です。

特に、法人設立届出書の変更届などは、移転後速やかに提出が求められる場合があります。

口座・クレジットカード情報の変更手続き

会社の銀行口座や法人クレジットカードの登録住所も変更が必要です。
金融機関によって手続き方法は異なりますが、オンラインでの変更や書類提出が必要となる場合があります。

これらの変更を怠ると、郵便物が届かなかったり、取引に支障が出たりする可能性があるので、速やかに手続きを行いましょう。

まとめ

オフィス移転は、単なる場所の移動に留まらず、企業文化の刷新や業務効率の向上、そして企業の成長を加速させるチャンスです。
本記事でご紹介したチェックリストを参考に、準備期間から移転後まで、計画的かつ着実に「やること」を進めることで、失敗のリスクを軽減し、スムーズな移転を実現できるでしょう。

特に中小企業においては、限られたリソースの中で移転を進める必要があるため、早期からの計画と、外部の専門業者との連携が成功の鍵となります。
今回解説した各フェーズの「やること」をしっかりと把握し、貴社のオフィス移転を成功に導いてください。

オフィス移転の「やること」を徹底解説！失敗しないためのチェックリスト

【移転6ヵ月前まで】準備期間に「やること」チェックリスト

現行オフィスの課題洗い出しと解約手続き

原状回復条件と費用の確認

移転先のオフィス選定と契約

オフィス物件選定時の着眼点（立地、設備、周辺環境など）