オフィス移転のスケジュールの立て方と注意点

オフィス移転は、企業にとって大きなイベントであり、新たなスタートを切るための重要なプロセスです。

しかし、中小企業においては、担当者が他の業務と兼任しているケースも多く、その複雑なスケジュール管理に頭を悩ませることもあるでしょう。

そこで本記事では、オフィス移転をスムーズに進めるためのスケジュールの立て方と、見落としがちな注意点について詳しくご紹介いたします。

オフィス移転スケジュールの全体像と期間の目安

オフィス移転は、単に荷物を運ぶだけでなく、法的手続きや社内外への調整など多岐にわたる業務が発生します。

特に中小企業においては、専任の担当者がいない場合が多く、総務や人事の担当者が通常業務と並行して移転作業を進めることがほとんどです。
このため、計画的かつ余裕をもったスケジュール作成が非常に重要となります。

移転準備期間はなぜ重要なのか

移転準備期間を十分に確保することは、予期せぬトラブルを回避し、スムーズな移転を実現するために不可欠です。
たとえば、新オフィスの選定から契約、内装工事、引っ越し業者の手配、各種届け出など、それぞれの工程には時間が必要であり、一つでも遅れると全体のスケジュールに大きな影響が出かねません。

計画的な準備は、従業員の負担軽減にもつながり、移転後の業務効率低下を防ぐことにも貢献します。

移転完了までの一般的な期間

オフィス移転にかかる期間は、規模や内容によって異なりますが、一般的には6ヵ月から1年程度の準備期間が必要とされています。
たとえば、新オフィスの選定に2～3ヵ月、内装工事に2～3ヵ月、引っ越し準備に1～2ヵ月といったように、各工程を順に進めていくと、あっという間に時間が過ぎてしまいます。

特に、現在のオフィスの解約通知期間を確認し、それに合わせてスケジュールを組むことが重要です。

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転を成功させるための準備段階（6ヵ月前～）

オフィス移転を円滑に進めるためには、事前の準備が成功の鍵を握ります。
移転プロジェクトの立ち上げから新オフィスの要件定義まで、最初の段階でしっかりと計画を立てることが重要です。

移転プロジェクトチームの発足と役割分担

オフィス移転を決定したら、まずは移転プロジェクトチームを発足させましょう。

総務部門が中心となることが多いですが、経理、情報システム、営業など、関係部署からメンバーを選出し、それぞれの役割と責任を明確にすることが大切です。
これにより、情報共有がスムーズになり、各業務が効率的に進められます。

現行オフィスの解約通知と原状回復工事の確認

現在のオフィスを退去する際には、賃貸借契約書に記載されている解約予告期間を確認し、期日までに解約通知を行う必要があります。
一般的には6ヵ月前が多いですが、契約内容によって異なるため、早めに確認しておきましょう。

また、原状回復工事の範囲や費用についても、事前に貸主と協議し、見積もりを取っておくことが重要です。

新オフィス候補の選定と要件定義

新しいオフィスに求める条件を具体的に洗い出す「要件定義」は、移転後の業務効率や従業員の満足度に直結するため、非常に重要です。
立地、広さ、賃料、設備（電気容量、空調、通信環境など）、セキュリティ、デザインなど、多角的な視点から検討し、優先順位をつけておきましょう。

これにより、候補物件の絞り込みがスムーズになります。

新オフィス決定後の具体的なスケジュール（4～5ヵ月前）

新オフィスが決定したら、具体的な計画へと移行します。
内装工事や什器・OA機器の手配など、物理的な準備が本格化する時期です。

新オフィスのレイアウト設計と内装工事の計画

新しいオフィスのレイアウトは、業務効率やコミュニケーション活性化に大きく影響します。
従業員の意見も取り入れながら、最適なレイアウトを検討しましょう。

内装工事が必要な場合は、設計業者や施工業者との打ち合わせを重ね、工期や費用、品質についてしっかりと確認することが大切です。

什器・OA機器の手配と通信環境の整備

新しいオフィスで使用するデスク、椅子、書庫などの什器や、パソコン、プリンター、複合機などのOA機器の選定・手配を進めます。
特に、現在使用しているものを継続して使うのか、新規購入するのかを早めに決定しましょう。

また、電話回線やインターネット回線、社内ネットワークの整備もこの時期に行います。
移転日までに確実に通信環境が整うよう、通信事業者と密に連携を取りましょう。

引越し業者の選定と見積もり

複数の引越し業者から見積もりを取り、費用、サービス内容、実績などを比較検討します。
オフィス家具やOA機器の運搬、設置だけでなく、機密書類の取り扱い、不要品の回収など、必要なサービスが含まれているかを確認することが重要です。

複数の業者から相見積もりを取ることで、適正な価格でサービスを受けることができます。

移転直前の最終確認と手続き（2～3ヵ月前）

移転日が近づいてきたら、社内外への告知や各種手続きなど、最終的な確認と準備を進めます。

社員への移転説明会と周知

移転に関する詳細な情報を社員に共有するため、説明会を開催しましょう。
新オフィスの概要、座席レイアウト、通勤経路、移転に伴うルール変更などを説明し、社員の不安を解消します。

また、社内ポータルや掲示板などを活用し、定期的に情報を発信することも大切です。

関係各所への連絡と住所変更手続き

取引先や顧客、金融機関、税務署、社会保険事務所など、関係する全ての機関にオフィス移転の連絡を行います。

名刺や会社案内、Webサイトなどの住所表記も忘れずに変更しましょう。特に、郵便物の転送手続きは早めに済ませておくことが推奨されます。

各種契約の変更と行政への届け出

電気、ガス、水道などのライフラインの契約変更、火災保険や損害保険の住所変更手続きを行います。
また、税務署や労働基準監督署、ハローワークなど、行政機関への各種届け出も必要です。

これらの手続きは、それぞれ提出期限が定められているため、漏れがないようにチェックリストを作成し、管理することをおすすめします。

移転当日と移転後の対応

いよいよ移転当日。そして、移転後もいくつかの重要な手続きや確認事項があります。

引越し作業の管理と最終チェック

移転当日は、引越し作業の立ち会いと管理が主な業務となります。
荷物の搬入、配置、開梱作業が計画通りに進んでいるかを確認し、破損や紛失がないかをチェックします。

また、新オフィスで問題なく業務が開始できるか、電気、通信、空調などが正常に動作しているか最終確認を行います。

旧オフィスの原状回復工事完了確認

旧オフィスの原状回復工事が完了したら、貸主または管理会社とともに最終確認を行います。

契約内容に基づいた原状回復がなされているか、不具合がないかなどを細かくチェックし、問題がなければ引き渡しを完了させます。

移転後の各種届け出と手続き

移転後も、法人登記の変更、銀行口座やクレジットカードの住所変更など、引き続き各種手続きが必要です。
また、従業員の通勤手当の変更や、健康保険・厚生年金の住所変更手続きなども忘れてはなりません。

これらの手続きを迅速に行い、業務に支障が出ないようにしましょう。

オフィス移転をスムーズに進めるための注意点

余裕をもったスケジュール設定にする

オフィス移転は、想定外の事態が発生しやすいものです。
たとえば、内装工事の遅延や、什器の納品遅れなど、計画通りに進まないことも考えられます。

このため、各工程にゆとりを持たせたスケジュール設定を心がけましょう。
予備日を設けるなど、バッファを持たせることで、トラブル発生時にも冷静に対応できるようになります。

タスク管理と進捗状況の可視化を行う

オフィス移転には多数のタスクが存在します。
これらのタスクをリストアップし、担当者、期限、進捗状況を明確にすることで、漏れなく効率的に作業を進めることができます。

プロジェクト管理ツールや共有フォルダなどを活用し、チーム全体で進捗状況を可視化することが重要です。
定期的なミーティングで進捗確認と情報共有を行うことで、課題の早期発見にもつながります。

専門業者と連携し、サポートを活用する

オフィス移転には、新オフィスの選定、内装工事、引越し、ITインフラ構築など、専門的な知識やノウハウが必要となる場面が多くあります。

これらの業務をすべて自社で賄うのは困難な場合があるため、オフィス仲介業者、内装工事業者、引越し業者、ITベンダーなど、専門業者との連携を密に行い、彼らのサポートを積極的に活用しましょう。
プロの知見を借りることで、スムーズかつ効率的な移転が可能になります。

まとめ

オフィス移転は多岐にわたる業務を伴いますが、計画的な準備と適切なタスク管理、そして専門業者との連携により、スムーズに進めることが可能です。

今回の内容が、貴社のオフィス移転を成功させるための一助となれば幸いです。