オフィスのデザインを依頼するときのコツとは？

「オフィスのデザインをリニューアルしたいけれど、どこから手をつければいいのかわからない」
「デザイン会社に依頼したいが、何を伝えればいいのか不安」
―そんなお悩みを抱えている総務・人事担当者の方は多いのではないでしょうか。

オフィスのデザインは、単なる見た目の問題ではありません。
社員の生産性や満足度、さらには企業のブランドイメージにも直結する重要な経営課題です。

しかし、専門知識がないまま業者に依頼してしまうと、「思っていたイメージと違った」「コストが想定以上にかかってしまった」といったトラブルが起きやすくなります。

そこで本記事では、中小企業のバックオフィス担当者の方に向けて、オフィスデザインを依頼する前に知っておくべき基礎知識から、業者への依頼時のコツまで、わかりやすく解説します。

 

オフィスデザインを依頼する前に準備すること

オフィスデザインを成功させるためには、デザイン会社に依頼する前の準備が非常に重要です。

漠然としたイメージだけでなく、具体的な情報を整理しておくことで、スムーズなコミュニケーションと理想のオフィス実現につながります。

現状のオフィス課題を整理する

まずは、現在のオフィスが抱えている課題を具体的に洗い出すことから始めましょう。
「なんとなく使いにくい」といった感覚的なものではなく、どのような状況で、どのような問題が発生しているのかを明確にします。

• スペース不足：会議室が足りない、収納スペースがない、執務スペースが狭いなど
• コミュニケーション不足：部門間の交流が少ない、偶発的な会話が生まれにくいなど
• 集中力低下：周囲の音が気になる、プライベートな空間がないなど
• 老朽化：設備が古い、内装が傷んでいる、セキュリティ面での不安など
• 動線の問題：業務の流れと合っていない、移動が多いなど
• ブランドイメージとの乖離：企業の理念や文化がオフィスに反映されていないなど

これらの課題を具体的に言語化することで、デザイン会社も適切な解決策を提案しやすくなります。社員へのアンケートやヒアリングを通じて、現場の声を吸い上げることも有効です。

社員へのヒアリングを実施する

実際にオフィスを利用する社員の声は、デザインの方向性を決める上で欠かせません。
部署ごと、役職ごと、あるいは業務内容ごとにヒアリングを行うことで、多様なニーズを把握できます。

• 「どんな働き方をしたいか？」：集中して作業したい、気軽に相談できる場所が欲しい、休憩をとりやすい環境が欲しいなど
• 「どんな設備が欲しいか？」：Web会議ブース、仮眠スペース、カフェスペース、個人ロッカーなど
• 「現在のオフィスで不満な点は？」：照明が暗い、椅子が合わない、空調が効きにくい、収納が少ないなど

ヒアリング結果は、デザイン会社に要望を伝える際の具体的な根拠となります。
全員の意見を反映することは難しいですが、多数の意見や重要な課題を優先順位付けして伝えることが大切です。

デザインのコンセプト・方向性を決める

「どんなオフィスにしたいか」という漠然としたイメージを、具体的なコンセプトや方向性として言語化しましょう。
企業の文化、ビジョン、目指す働き方を反映させることが重要です。

• 企業文化の表現：オープンで活発な雰囲気、落ち着いて集中できる環境、クリエイティブな発想が生まれる空間など
• 目指す働き方：ABW（Activity Based Working）、フリーアドレス、集中と交流のバランス、ハイブリッドワークへの対応など
• ブランドイメージとの連動：コーポレートカラーの使用、ロゴの配置、先進性や信頼感を表現するデザインなど

キーワード（例：開放的、集中、交流、スタイリッシュ、温かいなど）や、イメージに近い写真、他社の事例などを集めておくと、デザイン会社との共通認識を作りやすくなります。

≪≪ABWオフィスとは？の記事はこちら≫≫

予算と工期の目安を把握する

デザインの理想を追求する一方で、現実的な予算と工期の目安を把握しておくことは必須です。
これにより、デザイン会社も実現可能な範囲で最適な提案をしてくれます。

• 予算：坪単価の目安（内装工事、家具、設備など）、初期費用だけでなく、今後の維持費用やランニングコストも考慮する。
• 工期：いつまでに完成させたいか、工事期間中の業務体制（一時的な移転、在宅勤務など）をどうするか。

予算は「上限」だけでなく、「このくらいはかけたい」という下限も伝えると、提案の幅が広がります。工期についても、具体的なスケジュール感を共有し、余裕を持った計画を立てることが重要です。

必要なエリア・スペースを洗い出す

現在の課題や将来的な働き方を踏まえ、オフィスにどのようなエリアやスペースが必要になるかを具体的に洗い出しましょう。

• 執務スペース：固定席、フリーアドレス席、集中ブースなど
• 会議スペース：大会議室、小会議室、Web会議ブース、オープンミーティングスペースなど
• 休憩・リフレッシュスペース：カフェスペース、ラウンジ、仮眠室、マッサージチェアなど
• 受付・エントランス：来客対応、企業イメージの顔
• 収納スペース：書類、備品、個人ロッカーなど
• その他：コピー機・プリンターコーナー、サーバー室、倉庫、更衣室など

それぞれのエリアで「誰が」「何を」「どのように」行うのかをイメージすることで、必要な広さや設備、レイアウトのヒントが得られます。

オフィスデザインを依頼するときのコツ

準備が整ったら、いよいよデザイン会社への依頼です。

ここでは、スムーズなコミュニケーションと理想のオフィス実現のために、依頼時に押さえておきたい6つのコツをご紹介します。

コツ1：要望を「言語化・見える化」して伝える

デザイン会社との打ち合わせでは、抽象的な表現ではなく、具体的な言葉や視覚的な資料を用いて要望を伝えることが重要です。
「おしゃれにしたい」「開放感が欲しい」といった表現だけでは、担当者との間に認識のズレが生じやすくなります。

言語化

「集中できる静かな空間」ではなく「Web会議が多いので、防音性のある個室ブースが3つ欲しい」のように具体的に。

見える化

• 写真や画像：理想に近いオフィスの写真、好きな内装のイメージ、NGなデザイン例など。
• スケッチや図：手書きでも良いので、レイアウトの希望や動線のイメージを描いてみる。
• 参考資料：企業のパンフレット、Webサイト、ブランドガイドラインなど、企業文化が伝わる資料。

視覚的な情報は、言葉だけでは伝わりにくいニュアンスを補完し、デザイン会社が具体的な提案をする上での大きなヒントとなります。

コツ2：参考となるデザイン事例を複数用意する

「こんなオフィスにしたい」というイメージを伝えるために、参考となるデザイン事例を複数用意しましょう。
単に「良い」と感じるものだけでなく、「なぜ良いと感じるのか」「どこが良いのか」を具体的に説明できるようにしておくと、より効果的です。

• 好みの事例：色使い、素材感、レイアウト、家具のテイストなど、具体的にどの要素が良いのかを伝える。
• NGな事例：逆に「これは避けたい」という事例も示すことで、デザインの方向性をより明確にできます。
• 業種が異なる事例もOK：必ずしも同業他社の事例でなくても、インスピレーションを受けるデザインであれば積極的に提示しましょう。

デザイン会社は、それらの事例から貴社の潜在的なニーズや好みを読み取り、貴社に合った提案へと落とし込んでくれます。

コツ3：優先順位を明確にしておく

予算やスペースには限りがあるため、すべての要望を100%叶えることは難しい場合があります。
そのため、事前に要望の優先順位を明確にしておくことが非常に重要です。

• 「絶対に必要なもの」：業務に不可欠な機能、法令遵守に関わるものなど
• 「できれば実現したいもの」：社員の満足度向上につながるもの、企業イメージを高めるものなど
• 「予算やスペースに余裕があれば」：付加価値となるもの、将来的な導入も検討できるものなど

優先順位を共有することで、デザイン会社は限られたリソースの中で、最も効果的な提案を行うことができます。
また、交渉や調整が必要になった際にも、スムーズな意思決定が可能になります。

コツ4：社員の働き方・業務内容を詳しく共有する

オフィスは、社員が日々の業務を行う場所です。
そのため、社員の具体的な働き方や業務内容をデザイン会社に詳しく共有することは、機能的で使いやすいオフィスを設計するために不可欠です。

• 部署ごとの業務内容：営業、開発、経理、総務など、それぞれの部署がどのような業務を行っているか。
• 一日の流れ：会議の頻度、個人作業の割合、電話対応の多さ、来客数など。
• 使用するツールや機器：大型モニター、特殊な機器、大量の書類など。
• 部署間の連携：どの部署とどの部署の連携が多いか、物理的な距離感の希望。

これらの情報に基づいて、デザイン会社は最適なゾーニング、動線、家具配置などを提案できるようになります。

コツ5：セキュリティや法令遵守の要件を事前に確認する

オフィスデザインにおいては、見た目の美しさや機能性だけでなく、セキュリティ面や法令遵守も重要な要素です。
これらを事前に確認し、デザイン会社に伝えることで、後からの手戻りを防ぎ、安全で安心なオフィスを実現できます。

セキュリティ

入退室管理、情報漏洩対策（個人情報を取り扱うスペースの区画、施錠可能な収納など）、監視カメラの設置場所。

法令遵守

• 消防法：避難経路の確保、消火器の設置、防火区画など。
• 建築基準法：構造、耐震性、換気など。
• バリアフリー法：車椅子利用者への配慮、手すりの設置など。
• 労働安全衛生法：作業環境基準、照明、空調など。

特に中小企業では、専門部署がない場合も多いため、デザイン会社にこれらの知識があるか、または外部の専門家と連携できるかを確認することも大切です。

≪≪オフィス移転のチェックリストはこちらからDL≫≫

コツ6：アフターフォロー・保証内容を確認する

オフィスが完成した後も、家具の不具合やレイアウト変更の相談など、さまざまなニーズが発生する可能性があります。
そのため、契約前にアフターフォローや保証内容についてもしっかりと確認しておくことが重要です。

• 保証期間と範囲：施工不良、設備機器の故障など、どこまで保証されるのか。
• メンテナンス：定期的な点検、修繕対応など。
• レイアウト変更への対応：将来的な増員や組織変更があった際の相談、再デザインの可否。
• 緊急時の対応：故障や不具合が発生した際の連絡体制、対応スピード。

長期的な視点でオフィスを運用していくためにも、信頼できるパートナーとして、施工後のサポート体制が充実しているデザイン会社を選ぶことが望ましいでしょう。

オフィスデザイン会社の選び方

数多くあるオフィスデザイン会社の中から、自社に最適なパートナーを見つけるためのポイントをご紹介します。

選定時に確認すべきポイント

デザイン会社を選ぶ際には、以下の点を比較検討しましょう。

• 実績と専門性：自社の規模や業種、希望するデザインテイストに近い実績があるか。中小企業などの経験が豊富か。
• 担当者の対応：質問に丁寧に答えてくれるか、こちらの意図を正確に理解しようと努めているか、提案力があるか。
• 提案力：こちらの要望をただ聞くだけでなく、プロの視点からより良い提案をしてくれるか。課題解決型の提案ができるか。
• デザイン力：ポートフォリオを見て、デザインのセンスや幅が自社のイメージと合っているか。
• 施工管理能力：納期遵守、品質管理、安全管理体制がしっかりしているか。
• 費用対効果：提示された費用が、提供されるサービスやデザインの品質に見合っているか。

見積もり比較の注意点

複数のデザイン会社から見積もりを取る際は、金額だけでなく、その内訳を詳細に比較することが重要です。

• 項目ごとの内訳：デザイン費、設計費、施工費（内装工事、設備工事）、家具・什器費、諸経費などが明確か。
• 追加費用の有無：見積もり外の追加費用が発生する可能性について説明があるか。
• 工期：提示された工期が現実的か、遅延した場合の対応は。
• 保証内容：前述のアフターフォロー・保証内容が明記されているか。

安さだけで判断せず、費用とサービス内容のバランスを見極めることが大切です。

中小企業向けの依頼先を選ぶポイント

中小企業の場合、大手企業とは異なるニーズや制約があるため、それに特化したデザイン会社を選ぶと良いでしょう。

• 予算規模への対応：大規模なオフィスだけでなく、中小規模のオフィスデザインの実績が豊富か。予算内で最大限の効果を引き出す提案ができるか。
• 柔軟な対応：急な要望変更や、限られたリソースの中での調整に柔軟に対応してくれるか。
• 地域密着型：地域に根差した会社であれば、きめ細やかな対応や、施工後のサポートも期待できる場合があります。
• ワンストップサービス：デザインから施工、家具選定まで一貫して対応してくれる会社だと、手間が省け、認識のズレも少なくなります。

オフィスのデザインに関するFAQ

Q1．オフィスデザインの相談は無料ですか？

A1．多くのオフィスデザイン会社では、初回相談やヒアリング、簡単なコンセプト提案までは無料で対応していることが多いです。

しかし、詳細なプランニングや見積もり作成、作図から費用が発生する場合があります。
事前に各社の料金体系を確認しましょう。

Q2．小規模なオフィスでも依頼できますか？

A2．はい、可能です。

最近では、少人数オフィスやスタートアップ企業向けのオフィスデザインを手掛ける会社も増えています。
小規模だからこそ、限られたスペースを最大限に活用するためのプロの知見が役立ちます。

まずは相談してみることをお勧めします。

Q3．デザインから完成までの期間はどのくらいかかりますか？

A3．オフィスの規模、デザイン内容、工事の複雑さによって大きく異なりますが、一般的にはデザイン検討から施工完了までで、小規模オフィスで2～3ヵ月、中規模オフィスで3～6ヵ月程度が目安となることが多いです。

家具の選定や特注品がある場合はさらに期間が必要となることもあります。余裕を持ったスケジュールで計画しましょう。

まとめ

オフィスのデザインは、単なる模様替えではなく、企業の未来を形作る重要な投資です。
本記事でご紹介した「依頼前の準備」と「依頼時のコツ」を実践することで、デザイン会社との円滑なコミュニケーションが生まれ、理想のオフィス実現へと大きく近づくでしょう。

中小企業のバックオフィス担当者として、社員の働きがいを高め、企業の成長を後押しするオフィス空間をぜひ実現してください。
そのためには、信頼できるデザインパートナーを見つけ、共に最適なオフィスを創り上げていくことが何よりも大切です。